5 einfache Workflows für Unternehmer:innen

Du arbeitest viel, aber am Ende des Tages bleibt das Gefühl, nicht wirklich weiterzukommen? Dann können einfache, wiederholbare Abläufe – sogenannte Workflows – ein echter Gamechanger sein. In diesem Beitrag zeige ich dir fünf kleine Veränderungen, die grosse Wirkung entfalten können.

Kennst du diesen Moment?

Es ist abends, du willst eigentlich runterfahren – und stattdessen starrst du auf deine To-do-Liste und denkst dir: „Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?“ Gefühlt ist die Hälfte der Aufgaben noch offen.

Diese Erfahrung machen viele Unternehmemer:innen, gerade wenn sie alles alleine stemmen. Sie sind den ganzen Tag beschäftigt, aber am Ende bleibt das Gefühl, nicht genug geschafft zu haben.

Ich kenne dieses Gefühl gut. Als ich mit Anfang 30 für das KMU-Geschäft einer internationalen IT-Firma verantwortlich wurde, wollte ich es perfekt machen. Ich habe mich in Aufgaben, Meetings und ständigen Reaktionen verloren – vor lauter Bäumen habe ich den Wald nicht mehr gesehen.

Zwei Jahre später war klar: So kann das nicht weitergehen. Ich habe angefangen, meine Wochen und Tage gezielt zu strukturieren – nicht mit komplizierten Tools, sondern mit einfachen Abläufen, die mir den Alltag erleichtern. Genau solche kleinen Workflows gebe ich heute an meine Kundinnen weiter.

In diesem Blogpost zeige ich dir fünf Workflows, die dir helfen können, wieder mehr Struktur und Klarheit in deinen Alltag zu bringen – ganz ohne Business-Hackerei oder System-Overload.

1. Schaffe eine klare Struktur für deine Woche

Warum das hilft:

Viele Unternehmerinnen arbeiten im Reaktionsmodus: Aufträge, E-Mails, Termine – alles drängt sich vor. Ein fester Startpunkt hilft, wieder die Zügel in die Hand zu nehmen und mit Fokus durch die Woche zu gehen.

So geht’s konkret:

Plane dir jeden Montagmorgen 30 Minuten ein und überlege dir: Was ist mein wichtigstes Ziel diese Woche? Was hat Priorität – und was kann warten?

Tipp: Blocke dir diese Zeit im Kalender wie einen fixen Termin mit dir selbst – am besten mit Kaffee und ohne Ablenkung.

2. Gestalte dein Kunden-Onboarding bewusst

Warum das hilft:

Ein klarer Ablauf beim Start einer Zusammenarbeit schafft Vertrauen – bei deinen Kund:innen und bei dir. Du musst nicht jedes Mal neu überlegen, was du wann kommunizieren willst.

So geht’s konkret:

Halte deine wichtigsten Informationen einmal schriftlich fest – zum Ablauf, zur Vorbereitung und zu deiner Erreichbarkeit. So entsteht ein roter Faden für neue Kund:innen.

Tipp: Versende deine Willkommensinfos nicht als lose Mail, sondern z. B. als PDF oder kleine Seite mit persönlicher Ansprache.

3. Plane einen festen Follow-up-Moment

Warum das hilft:

Der Abschluss eines Projekts ist ein wertvoller Moment: für ehrliches Feedback, für Beziehungspflege – und manchmal sogar für einen Folgeauftrag. Doch viele vergessen ihn.

So geht’s konkret:

Lege dir eine Erinnerung 1–2 Wochen nach Projektende. Frag nach, wie es deiner Kundin geht – persönlich, aber mit System.

Tipp: Eine kleine Dankesnachricht per E-Mail oder sogar per Post kann mehr bewirken als jede Verkaufsaktion.

4. Starte deinen Tag mit Klarheit

Warum das hilft:

Wenn du gleich morgens ins Reagieren rutschst, wird der Tag oft fremdbestimmt. Eine kleine Routine hilft, dich zu zentrieren – und bewusst zu entscheiden, was heute wirklich zählt.

So geht’s konkret:

Stelle dir nach dem Aufstehen drei Fragen:

• Was ist heute mein wichtigstes Ziel?

• Was würde ich gerne schaffen, obwohl es nicht dringend ist?

• Was lasse ich bewusst liegen?

Tipp: Notiere dir deine Antworten handschriftlich – das bringt oft mehr Klarheit als jedes digitale Tool.

5. Standardisiere deine Angebotsanfragen

Warum das hilft:

Wenn eine neue Anfrage reinkommt, willst du souverän und klar antworten – ohne jedes Mal bei null zu starten. Ein strukturierter Prozess spart Zeit und gibt dir Sicherheit.

So geht’s konkret:

Überlege dir, welche Infos du für eine Angebotserstellung brauchst – und welche du von Anfang an bereitstellen willst. So entsteht ein Ablauf, den du immer wieder nutzen kannst.

Tipp: Eine einfache Angebots-Vorlage oder Textbausteine können Wunder wirken – auch wenn du sie später individuell anpasst.

Jetzt bist du dran:

Manchmal sind es nicht die grossen Strategien, die den Unterschied machen – sondern kleine, gut platzierte Strukturen, die dich im Alltag entlasten.

Wenn du trotzdem mehr darüber wissen, willst, wie du strategisch planst, empfehle ich dir diesen Blogartikel zur strategischen Planung.

Was hilft dir weiter? Lass es mich gerne in den Kommentaren wissen!

Jedes Business ist anders. Und genau deshalb gibt es keine Standardlösung. Wenn du wieder am statt nur im Business arbeiten willst, lohnt es sich, deine Abläufe gezielt zu hinterfragen. Welche Prozesse dich raus aus dem Hamsterrad bringen und dir mehr Klarheit, Fokus und echte Fortschritte ermöglichen – das schauen wir gemeinsam im kostenlosen Erstgespräch an.

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